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0Mit einem gut durchdachten Online-Event kannst du deine Mitarbeiter*innen, Kolleg*innen oder Geschäftspartner*innen überraschen und dafür sorgen, dass sie sich noch lange an dieses Erlebnis erinnern werden. Das ist dir zu viel Arbeit? Keine Sorge! Wenn du diesen 6 Steps folgst, wirst du ohne viel Aufwand ein ganz besonderes Online-Event für deine Teilnehmer*innen organisieren.
Die 6 Schritte:
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Definiere das Ziel deines Online-Events.
Meetings, Konferenzen und andere Besprechungen können wir online inzwischen aus dem Effeff organisieren. Für ein unvergessliches Online-Event braucht es jedoch etwas mehr als eine E-Mail-Einladung und den Zoom-Link.
Mit einem gut durchdachten Online-Event kannst du deine Mitarbeiter*innen, Kolleg*innen oder Geschäftspartner*innen überraschen und dafür sorgen, dass sie sich noch lange an dieses Erlebnis erinnern werden. Das ist dir zu viel Arbeit? Keine Sorge! Wenn du diesen 6 Steps folgst, wirst du ohne viel Aufwand ein ganz besonderes Online-Event für deine Teilnehmer*innen organisieren.
Erstelle eine detaillierte Planung
Wenn du das Ziel deines Online-Events kennst, geht es in die Planung. Dieser Step hört sich aufwendiger an, als er ist. Beantworte einfach diese Fragen und schon steht deine Planung:
Wann wird das Online-Event stattfinden (Datum, Uhrzeit, Dauer)?
Wie viele und welche Teilnehmer*innen möchtest du einladen?
Wie hoch ist dein Budget?
Welche Technik möchtest du verwenden?
Welche Programmpunkte möchtest du wann unterbringen?
Möchtest du ein Motto/roten Faden in dein Online-Event integrieren?
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Mache dein Online-Event mit einmaligen Highlights unvergesslich3
Nicht nur Liebe geht durch den Magen, auch der kollegiale Teamzusammenhalt wird durch gemeinsames Schlemmen gestärkt.
Dass du ein Online-Event organisieren möchtest, bei dem alle Teilnehmer*innen vor ihren Bildschirmen sitzen, steht dem nicht entgegen. Mit unseren Online Event Boxen kommt das „Catering“ direkt zu deinen Teilnehmer*innen – ganz gleich, ob sie im Büro oder im Homeoffice sitzen. Schau gern in unserem Shop vorbei, in dem wir viele fertige Boxenvarianten vorstellen, oder stelle dir eine individuelle Box nach deinen Vorstellungen zusammen.
Wenn das Online-Event noch einmaliger werden soll, haben wir eine Reihe spannender Event-Tipps für dich vorbereitet. Wie wäre es zum Beispiel, wenn ein professioneller Fitnesstrainer deine Teilnehmer*innen in einer aktiven Pause zum Schwitzen bringt? Oder ein DJ und Musiker sorgen für die passende musikalische Untermalung deines Online-Events. Wir haben auch spannende Highlights in petto, mit denen du dein Online-Event in einen virtuellen Barabend, ein gemeinsames Kochevent, ein Online Wine-Tasting oder Popcorn-Tasting verwandeln kannst. Viele weitere Event-Tipps findest du hier.
Zusätzlich haben wir noch einige Gimmicks und Gadgets im Gepäck, bei denen deine Teilnehmer*innen große Augen machen werden. In unserem Produktleporello erfahren sie, warum du welches Produkt für die Online Event Box ausgewählt hast. Mit dem Aufmerksamkeits-Bingo erhöhst du die Konzentration und vor allem den Spaßfaktor während eurer Veranstaltung. Fun bringen auch unsere Statement Cards, mit denen die Teilnehmer*innen sich auf originelle Weise mitteilen können.
Gern fügen wir euren Boxen ein persönliches Anschreiben bei. Auch ein Branden im CI-Design übernehmen wir gern für euch!
Lasse alle Teilnehmer*innen wissen, dass etwas einmaliges auf sie zukommt
Sobald das Konzept und die Ideen für ein unvergessliches Online-Event stehen, kannst du die Einladungen an deine Teilnehmer*innen verschicken. Diese kannst du ebenfalls online in Form von E-Mails oder klassisch als postalische Einladungen versenden. In jedem Fall sollte die Einladung folgende Fragen beantworten:
WAS ist geplant? Verrate den Anlass der Einladung.
WANN findet das Online-Event statt? Nenne den konkreten Termin mit Uhrzeit und Dauer.
WIE findet das Online-Event statt? Wenn du die Einladung digital versendest, kannst du den Link zum Videotool gleich mitschicken. Oder du erwähnst erstmal nur, mit welchem Tool ihr zusammenkommen werdet und lässt den Link später über uns mit der Online Event Box versenden.
BIS WANN sollen die Teilnehmer*innen zusagen? Ein konkretes Datum erleichtert dir die weitere Planung.
Hast du die Zusagen der Teilnehmer*innen in der Tasche, kannst du nun konkreter planen.
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Erstelle einen konkreten Zeitplan, um das Online-Event smart zu organisieren
Da jetzt alle Eckdaten deines Online-Events organisiert sind, geht es jetzt in die zeitliche Detailplanung. Bis 8 Wochen vor dem Online-Event sollten Fragen zur Technik, zum Ablauf und Teilnehmer*innenzahl geklärt sein. Damit deine Online Event Boxen rechtzeitig bei allen Teilnehmer*innen ankommen, empfehlen wir dir folgende Deadlines für die Auftragsbestätigung:
BIS 100 BOXEN
Bis 4 Wochen vor dem Event
AB 101 BOXEN
Bis 6 Wochen vor dem Event
AB 500 BOXEN
Bis 8 Wochen vor dem Event
GEBRANDETE BOXEN
Bis 6 Wochen vor dem Event (nach Absprache)
Die Adressen der Teilnehmer*innen benötigen wir bis 2 Wochen vor dem Event. Ihr könnt auch eigene Produkte mit unseren Online Event Boxen versenden. Diese sollten 2 Wochen vor dem Event bei uns sein.
Lasse alle Teilnehmer*innen wissen, dass etwas einmaliges auf sie zukommt
Wie bei jedem anderen Meeting ist es wichtig, die Resultate anschließend auszuwerten. Unter Umständen macht es dann Sinn, ein Ergebnisprotokoll an alle Teilnehmer*innen zu versenden. Hast du ein Online-Event organisiert, das kein primäres Businessziel hatte, ist es dennoch schön, wenn deine Teilnehmer*innen eine Erinnerung an euer gemeinsames Erlebnis erhalten. Das können eine Aufzeichnung des Events, Bilder oder Screenshots sein. Versäume dabei nicht, dich bei allen Beteiligten zu bedanken.
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JETZT UNVERBINDLICH BERTEN LASSEN
Du wünschst dir Unterstützung bei der Organisation deines unvergesslichen Online-Events? Wir sind gern für dich da!
